Εάν σιχαίνεστε το να τακτοποιείτε σε τακτά χρονικά διαστήματα το mailbox σας, στο κείμενο που ακολουθεί παρουσιάζονται 10 τρόποι που μπορούν να κάνουν την οπτική σας αλλά και τη διαδικασία να αλλάξει ριζικά.
Ο «δεκάλογος» που ακολουθεί είναι «εμπνευσμένος» από την ChristinaDesMarais, δημοσιογράφο και τακτική αρθρογράφο του περιοδικού INC η οποία ανήκει στην κατηγορία των σύγχρονων ανθρώπων με τα χιλιάδες εισερχόμενα mails ημερησίως.
Όπως αποκαλύπτει η κα. ChristinaDesMarais σήμερα έχει περισσότερα από 21,000 εισερχόμενα μηνύματα στο inbox της. Από αυτά δεν αρχειοθετεί και δεν διαγράφει απολύτως κανένα. Κι αν για κάποιους η συγκεκριμένη πρακτική φαντάζει εφιαλτική για την ίδια είναι κάτι το οποίο εξακριβωμένα όχι μόνο δεν της δημιουργεί πρόβλημα (π.χ σε κάποια πιθανή αναζήτηση ενός μηνύματος) αλλά αντίθετα διευκολύνει την καθημερινή της εργασία. Και για να μην το τραβήξουμε περισσότερο με τον όρο «διευκολύνει» σαφέστατα δεν εννοούμε πως η κα. ChristinaDesMarais διαθέτει μαγικές ικανότητες, απλά και μόνο εννοούμε πως δεν δαπανά ούτε τον ελάχιστο χρόνο προκειμένου να οργανώσει ή να αρχειοθετήσει τα μηνύματα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της. Η εταιρεία Sanebox η οποία προσφέρει σε παγκόσμιο επίπεδο λύσεις αρχειοθέτησης e-mails έχει στο επίκεντρο των ερευνών και των προσπαθειών της ανθρώπους σαν την ChristinaDesMarais, τις συνήθειες και την καθημερινότητα της οποία μελέτησε διεξοδικά κατά τον σχεδιασμό και την υλοποίηση των υπηρεσιών της. Μέσα από τη συγκεκριμένη λοιπόν έρευνα η συγκεκριμένη εταιρεία δημιούργησε πέρα από ένα εξαιρετικά αποδοτικό εργαλείο (οι κριτικές από χρήστες αλλά και εμπειρογνώμονες παγκοσμίως για το Sanebox είναι ιδιαίτερα «κολακευτικές») μία λίστα με δέκα βασικά χαρακτηριστικά που μπορούν να κάνουν τόσο την καθημερινότητα του χρήστη όσο και την κατάσταση του mailbox μας πολύ καλύτερη.
Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις
Εάν ανήκετε στην πλειοψηφία των χρηστών που έχουν πάντοτε και σε οποιαδήποτε συσκευή ενεργοποιημένες τις ειδοποιήσεις για τα εισερχόμενα μηνύματα τους, ήρθε η στιγμή να αναθεωρήσετε τη συγκεκριμένη σας συνήθεια. Και ο λόγος είναι απλός. Όταν μία ειδοποίηση μαςενημερώνει για την ύπαρξη ενός νέου μηνύματος, οτιδήποτε κι αν κάνουμε εκείνη τη στιγμή μας γεννάται η περιέργεια να δούμε το νέο μας εισερχόμενο. Η συγκεκριμένη κίνηση είναι η καταστροφή της παραγωγικότητας. Απενεργοποιώντας τις ειδοποιήσεις εισερχομένων και απλά ορίζοντας κάποια διαστήματα εντός της ημέρας εντός των οποίων θα ελέγχουμε τα εισερχόμενά μας, μας απαλλάσσει από πολύ χαμένο χρόνο και άσκοπες διακοπές ενώ παράλληλα εξασφαλίζει μία αδιάλειπτη και άκρως παραγωγική συνέχεια στις όποιες δραστηριότητες μας.
Ποτέ μην πατήσετε το πλήκτρο διαγραφή από λίστα ακόμη και από spam mails
Συνέχεστε τα spam mails; Ένας τρόπος να γίνετε δέκτης ακόμη περισσότερων τέτοιων μηνυμάτων είναι το πατήσετε την επιλογή «διαγραφή από τη λίστα αποστολλών» που συνηθέστατα υπάρχει στο τέλος κάθε «τίμιου» spam mail. Και αυτό γίνεται πολύ απλά γιατί με τον τρόπο αυτό απλά επιβεβαιώνετε ότι η ηλεκτρονικής σας διεύθυνση είναι ενεργή στον αποστολέα των μηνυμάτων. Μετά ο ίδιος θα είναι σε θέση να πουλήσει τη δική σας ενεργή διεύθυνση σε πολλούς ομοίους του που κάνουν ακριβώς την ίδια δουλειά.
Μην χρησιμοποιείτε εικόνες στην ηλεκτρονική υπογραφή σας
Είναι εξαιρετικά μεγάλος ο αριθμός των σύγχρονων χρηστών, ο οποίος στην προσπάθειά του να «ομορφύνει» ή εάν θέλετε να διαφοροποιήσει τα μηνύματά του από τη «μάζα» χρησιμοποιεί εικονίδια ή και ειδικά προγράμματα στην υπογραφή. Τα συγκεκριμένα όμως εικονίδια της υπογραφής στον παραλήπτη μετατρέπονται απλώς σε επισυναπτόμενα αρχεία (σ.σ τα οποία συνηθέστατα κανένας δεν κοιτάζει) και τα οποία όχι μόνο δημιουργούν πρόβλημα στην αρχειοθέτηση των μηνυμάτων αλλά επιπροσθέτως καταλαμβάνουν μεγάλο χώρο αποθήκευσης και καταναλώνουν σημαντικό κομμάτι του bandwidth.
Μην χρησιμοποιείτε το mail για συζητήσεις
Ακόμη και τα σημαντικότερα των ζητημάτων είναι προτιμότερο να μην συζητούνται μέσω mail. Ο γραπτός λόγος σίγουρα παραμένει ισχυρός και αποτελεί και αποδεικτικό μέσο αλλά οι συζητήσεις εκ του σύνεγγυς είναι και εποικοδομητικές και οικονομικές από άποψη χρόνου και όγκου…
Ποτέ μην στέλνετε με e-mail τα στοιχεία καρτών
Τα mailsπου δεν υπόκεινται σε κάποια πολιτική κρυπτογράφησης είναι πάντοτε ανοιχτά σε hacking… ακόμη όμως κι αν εσείς διαθέτετε την πολυτέλεια κάποιου κρυπτογραφημένου συστήματος ποτέ δεν μπορείτε να είστε βέβαιοι για τα συστήματα προστασία που διαθέτει ο παραλήπτης του μηνύματός σας.
Καταργήστε τις επισυνάψεις και προτιμήστε τα links
Λογισμικά όπως τα Dropbox, GoogleDrive, MicrosoftSkyDrive, και άλλα πολλά παραπλήσια είναι εξαιρετικά διαδεδομένα σήμερα για έναν και πολύ σημαντικό λόγο. Με τη χρήση τους μπορείτε να μοιραστείτε με πολλούς ανθρώπους ένα αρχείο μεγάλου όγκου στο οποίο η οποιαδήποτε αλλαγή γίνει μεταφέρεται αυτόματα και χωρίς τη χρήση μεγάλου όγκου σε όλους τους παραλήπτες. Τα επισυναπτόμενα αρχεία αντίθετα είναι στατικά και σχετικά δύσχρηστα πλέον.
Σταματήστε το «σκανάρισμα» και την αποστολή fax
Υπάρχουν σήμερα πάρα πολλά λογισμικά και μάλιστα πολύ χαμηλού κόστους τα οποία μπορούν να κάνουν τη ζωή σας εξαιρετικά εύκολη ακόμη και για ζητήματα τα οποία απαιτούσαν πολύ χρόνο και κόπο στο όχι και τόσο μακρινό παρελθόν. Και μιλώντας για κόπο και χρόνο, όποιος δεν έχει επιχειρήσει να στείλει κάποιο συμβόλαιο το οποίο απαιτεί την υπογραφή κάποιου με mailδεν μπορεί να καταλάβει το νόημα… λογισμικά όπως το HalloFaxλύνουν το γόρδιο δεσμό σε αυτά τα ζητήματα και γρήγορα και αποτελεσματικά.
Ενσωματώστε τα social media εντός του mail σας
Υπάρχουν εργαλεία (σε λίγους παρόχους ακόμη…) τα οποία επιτρέπουν στον παραλήπτη ενός mail να μπορεί να δει από ποιόν έρχεται το μήνυμα, τι ακριβώς κάνει, σε ποιο χώρο εργάζεται και μέσα από τη συγκεκριμένη διαδικασία να μπορεί να ο παραλήπτης του μηνύματος να του αποστείλει (εάν φυσικά τον ενδιαφέρει) πρόσκληση στα social media. Με τον τρόπο αυτό η επικοινωνία μπορεί να περνάει μέσα από το mail μας χωρίς όμως να απαιτείται η αποστολή κάποιου ή κάποιων μηνυμάτων…
Συμπληρώστε το πεδίο «παραλήπτης» στο τέλος
Δεν είναι λίγες οι φορές που όλοι μας έχουμε στείλει κάποιο mailπριν ακόμη ολοκληρώσουμε αυτό που θέλουμε να γράψουμε. Για να γλυτώσουμε και χρόνο αλλά και κόπο το καλύτερο που έχουμε να κάνουμε είναι να συμπληρώνουμε το πεδίο «παραλήπτης» μόλις πριν την αποστολή του μηνύματος. Υπάρχουν σήμερα επίσης και εργαλεία ανάκλησης απεσταλμένου μηνύματος.
Η χρήση μη προβλέψιμου και ξεχωριστού κωδικού πρόσβασης σε κάθε λογαριασμό mail
Είναι ίσως η πιο γνωστή και πολλές φορές τετριμμένη προτροπή στους χρήστες του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Παραμένει όμως σήμερα πιο επίκαιρη από ποτέ καθώς ο κωδικός πρόσβασης στον λογαριασμό mail αποτελεί το τελευταίο βήμα πριν από τα απολύτως προσωπικά μας δεδομένα.
advertising.gr
Δεν υπάρχουν σχόλια:
Δημοσίευση σχολίου